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Poste : Chargé de projet événementiel

Sommaire des responsabilités :

Sous la responsabilité du directeur de production, marketing et communication, le chargé de projet événementiel planifie, organise, coordonne et contrôle les activités et les ressources reliées à la réalisation de projets événementiels, en lien avec les orientations stratégiques de l’organisation et les spécifications des projets de notre clientèle. 

Rôles et responsabilités :

• Recueillir ou superviser la collecte des besoins exprimés par le directeur de production, marketing événementiel et communication; 
• Déterminer les ressources physiques et humaines requises pour chaque projet; 
• Préparer, coordonner, animer et effectuer les suivis des réunions qui s’avèrent nécessaires aux projets; 
• Effectuer les statuts d’avancement aux projets; 
• Gérer les étapes de réalisation des projets en fonction de la méthodologie préconisée; 
• Identifier toutes demandes de changement qui ont un impact sur la justification des projets, des coûts et des échéanciers et en informer le directeur au développement des affaires, qui au besoin procédera à la rédaction des avenants et informera le client;
• Contribuer à la satisfaction de la clientèle par ses actions; 
• Réagir aux impératifs entourant les projets et ajuster au besoin la stratégie de réalisation de projet et le calendrier en collaboration avec le directeur PMEC;  
• Documenter chacun des projets en complétant les fiches de projets; 
• Élaborer les besoins logistiques et techniques pour la mise en œuvre des projets et les communiquer au coordonnateur d’événements;  
• Mise en place des échéanciers de réalisation ainsi que des prévisions budgétaires; 
• Effectuer le contrôle du budget de projet tout au long du projet; 
• Voir à la diffusion des résultats des indicateurs de performance par projet aux clients; 
• Superviser le coordonnateur d’événements dans ses tâches logistiques pour le bon déroulement des événements;  
• Être présent lors des événements selon les besoins; 
• À la demande de la direction, collabore aux demandes de permis et autorisations municipales, provinciales et fédérales; 
• Effectuer les soumissions d’équipements, de fournitures et de services et recommande le choix des fournisseurs; 
• Rédiger les contrats de services. Vérifier les factures des fournisseurs et en recommande le paiement ultérieur; 
• Collabore à l’établissement des plans d’urgence, de la mise en place et de la supervision des équipes de sécurité requises par les événements;  
• Évalue les besoins en ressources bénévoles et participe à leur recrutement; 
• Collaborer sur une base régulière avec le département de communication et marketing.;  
• Établir les activations de commandites et les partenariats; 
• Solliciter les entreprises pour les projets de commandites et effectuer les suivis des demandes; 
• Effectuer les demandes de subventions pour les projets et en assurer le suivi; 
• Identifier les lieux nécessaires à la tenue des diverses activités de chaque évènement et négocier les ententes de location;  
• Élaborer avec le designer événementiel des plans d’aménagement de salles ou de lieux événementiels et procéder à l’approbation des plans auprès du client.  
• Planifier l’horaire de montage et démontage des événements et le communiquer au coordonnateur d’événement; 
• Rédiger certains documents et outils administratifs; 
• Maintenir les KPI et les tableaux de bord pour suivre, mesurer et évaluer l’efficacité de tous les projets à l’interne et à l’externe;  
• Planifier et animer les rencontres de post-mortem; 
• Toute autre responsabilité inerrante au poste.

Exigences :

• Diplôme d’études universitaire en marketing / communications/ ou autre formation équivalente;  
• Minimum de 5 années d’expérience pertinente dont 2 ans en chargé de projets; 
• Connaissance de l’environnement d’une agence événementielle; 
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais (orale et écrit); 
• Excellente compétence en rédaction; 
• Excellente maîtrise des outils MS-Office; 
• Excellente capacité de communiquer avec tous les niveaux hiérarchiques;  
• Excellente compétence en gestion de projets et outils de gestion de projets;  
• Expérience dans la recherche de partenaires financiers et de commandites (un atout).

Habiletés :

• Polyvalence et grande capacité d’adaptation; 
• Esprit de collaboration; 
• Créativité; 
• Sens de la précision et de l’exactitude; 
• Grand sens de l’organisation et de la gestion des priorités et des échéanciers; 
• Esprit d’analyse et de synthèse; 
• Capacité de gérer plusieurs projets à la fois; 
• Autonomie et esprit d’initiative;  
• Capacité à transiger avec différents fournisseurs, clients et partenaires; 
• Être favorable et disponible à l’entraide et au travail d’équipe;  
• Bonne gestion du stress; 
• Habileté à effectuer des suivis budgétaires; 
• Esprit critique;  
• Capacité à mobiliser les ressources humaines internes et externes.

Ce poste est disponible en tant que pigiste au départ, et si la personne choisie répond aux attentes et exigences, elle pourra éventuellement faire partie intégrante de l’équipe Kubidez en tant qu’employée. 

Poste : Coordonnateur d’événements

Sommaires des responsabilités :

Sous la responsabilité du chargé de projet événementiel, le coordonnateur d’événements coordonne et contrôle les activités et les ressources reliées à la réalisation d’événements en lien avec les divers projets de notre clientèle.  

Rôles et responsabilités :

• Comprendre la nature et les paramètres (échéanciers, budgets et autres) des projets et les besoins exprimés de notre clientèle par l’intermédiaire des chargés de projets; 
• Mettre en œuvre les événements selon le plan établi par le chargé de projet; 
• Tenir informé de façon continu le chargé de projet de la planification et réalisation de l’événement; 
• Préparer et coordonner l’ensemble des événements; 
• Agir à titre de personne ressource et personne responsable auprès du client lors de l’événement;  
• Prendre en charge les différents volets (logistique, approvisionnement, programmation, animation) et s’assurer du bon déroulement des évènements;  
• Gérer la logistique évènementielle;  
• Identifier toutes demandes de changement qui ont un impact sur la justification de l’événement, de son coût et de son échéancier et en informer le chargé de projet qui au besoin en informera les membres de la direction; 
• Veiller au bon déroulement des activités sur le terrain (sécurité, entretien, accès aux sites, assistance aux artistes, etc); 
• Coordonner le travail du personnel technique lors de la tenue d’évènements et assurer le suivi des éléments de l’événement avec les équipes internes et les fournisseurs;  
• En collaboration avec le chargé de projet événementiel, planifier et assurer le suivi budgétaire par évènement, incluant le traitement et la vérification des dépenses;  
• S’assurer d’avoir sur le lieu de l’événement les objets promotionnels et marketing; 
• Entretenir les relations avec les partenaires et commanditaires et coordonner les ententes contractuelles avec les différents fournisseurs;  
• Superviser le montage et le démontage des installations, fournisseurs et autres aspects techniques ainsi que leur entreposage s’il y a lieu; 
• Prendre des photos et/ou vidéo des installations et des activités lors de l’événement afin de documenter le projet; 
• Superviser et coordonner le travail du personnel de promotion, animateur et des bénévoles; 
• Être présent lors des événements sous sa responsabilité; 
• S’assurer tout au long de l’événement de rencontrer la satisfaction et les besoins de la clientèle;  
• Participer aux rencontres de post-mortem; 
• Toute autre responsabilité inerrante au poste. 

Exigences :

• Dec en administration /tourisme / communication / marketing et/ ou expérience équivalente pertinente; 
• Minimum de 5 années d’expérience pertinente dont 2 ans en événementiel; 
• Connaissance de l’environnement d’une agence événementielle; 
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais (orale et écrit); 
• Excellente maîtrise des outils MS-Office; 
• Excellente capacité de communiquer avec tous les niveaux hiérarchiques;  
• Grande disponibilité (horaires variables et déplacements lors de la gestion d’événements); 
• Proactif et dynamique avec un sens de la gestion de projet; 
• Capacité à se déplacer et permis de conduire valide.  

Habiletés :

• Polyvalence et grande capacité d’adaptation; 
• Esprit de collaboration; 
• Créativité; 
• Sens de la précision et de l’exactitude; 
• Grand sens de l’organisation et de la gestion des priorités et des échéanciers; 
• Esprit d’analyse et de synthèse; 
• Capacité de gérer plusieurs événements à la fois; 
• Autonomie et esprit d’initiative;  
• Capacité à transiger avec différents fournisseurs, clients et partenaires; 
• Être favorable et disponible à l’entraide et au travail d’équipe;  
• Bonne gestion du stress; 
• Habileté à effectuer des suivis budgétaires; 
• Esprit critique;  
• Capacité à mobiliser les ressources humaines internes et externes. 

Ce poste est disponible en tant que pigiste au départ, et si la personne choisie répond aux attentes et exigences, elle pourra éventuellement faire partie intégrante de l’équipe Kubidez en tant qu’employée.