Comment faire pour choisir la bonne plateforme virtuelle pour mon événement?

Comment faire pour optimiser l’accessibilité des participants à votre événement virtuel?

Vous êtes dans l’organisation d’un événement virtuel, et lors d’une rencontre d’équipe, vous vous apercevez qu’il y a plusieurs éléments qui pourraient rendre l’expérience des participants laborieuse. Découvrez les principaux facteurs qui pourraient faire en sorte que votre happening n’atteigne pas son plein potentiel et quoi faire pour y remédier !

Tout d’abord, vous avez choisi une plateforme d’événement qui ne prend pas en charge la billetterie pour l’inscription des participants. Vous optez donc pour une billetterie virtuelle indépendante à la plateforme virtuelle pour l’inscription des participants. En rajoutant une deuxième étape, vous risquez de perdre l’intérêt des participants qui cherchent une solution facile et clé en main.

Dans votre offre aux exposants et partenaires, vous leur offrez la possibilité de faire des webinaires lors de l’événement virtuel. Cependant, vous vous rendez compte que votre plateforme virtuelle n’a pas l’option d’intégrer des webinaires, ce qui vous oblige à utiliser une autre plateforme pour ce volet. Toujours dans la même optique que la billetterie, vous demandez au participant un engagement supplémentaire.

Finalement, il sera très difficile de gérer les communications avec les participants puisque vous serez obligé de leur envoyer un à un le lien pour la plateforme d’événement virtuel ainsi que les liens pour les webinaires virtuels. Ce sera donc un casse-tête pour votre équipe et il risque d’y avoir des erreurs dans les communications puisque vous avez plus de 150 participants à votre événement, du moins, c’est ce qu’on vous souhaite!

Vous avez déjà vécu cela? Cauchemar !

Et bien l’équipe de Kubidez vous propose ses trucs et astuces pour ne pas vivre ce genre de situation à nouveau.

  • Faites d’abord la conception de votre événement avant de choisir la plateforme d’événement en ligne. Cela vous aidera à identifier tous les éléments que vous voudriez intégrer dans votre événement;
  • Faites une recherche des plateformes événementielles qui répondent le mieux à vos besoins. Si jamais la plateforme virtuelle choisie ne peut inclure tous les éléments, revoyez le concept de l’événement afin d’éviter d’inclure des éléments qui ne peuvent être réalisés. D’autre part, il est préférable que la plateforme virtuelle ait une billetterie ou que celle-ci soit liée à la plateforme que vous avez choisie. Cette liaison permettra d’optimiser les communications et le participant recevra un lien pour son tableau de bord;
  • Idéalement, n’utilisez pas plus d’une plateforme virtuelle pour votre événement. Plus il y a de plateformes utilisées, plus les risques sont élevés pour que le participant soit perdu et qu’au final votre événement soit laborieux, tant pour lui, que pour vous lors de l’organisation et de son déroulement;
  • Faites le parcours expérientiel du participant à l’aide d’un schéma allant de l’inscription à la participation à l’événement pour détecter les problématiques et optimiser l’expérience de celui-ci. C’est à cette étape que vous pourrez effectuer les changements afin que tout se déroule sans embûche.

N’attendez pas que votre événement soit ardu et prenez action dès maintenant!

Kubidez est là pour vous accompagner, petits comme gros défis, rendons votre événement grandiose!

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