Depuis plusieurs mois, nous assistons à de nombreuses inquiétudes de la part des organisations et promoteurs d’événements pour la mise en œuvre d’événements hybrides. Plusieurs enjeux surgissent et croyez-nous, ce n’est pas évident pour ces derniers de s’y retrouver, et même d’être bien accompagné pour trouver des solutions efficaces et à un coût raisonnable. Pour aider les promoteurs, nous allons aborder dans les articles à venir plusieurs de ces enjeux en vous proposant des pistes de solutions qui vous permettront d’améliorer votre planification.
Ici, nous abordons un enjeu majeur et déterminant pour la tenue d’un événement hybride. Quels seront les coûts pour la réalisation d’un tel événement? Ai-je suffisamment de budget pour réaliser un événement à la fois en présentiel et en virtuel? Comment concevoir un tel événement qui permettra une expérience optimale pour le participant tant en virtuel que pour celui en présentiel et ce, à un coût raisonnable?
D’abord, toutes ces questions doivent être adressées et répondues lors de rencontres stratégiques avec votre équipe pour déterminer, d’une part, les attentes et objectifs commerciaux de l’événement et définir la clientèle ciblée par celui-ci. Ces éléments aideront par la suite à élaborer le chemin expérientiel du participant tant au niveau présentiel que virtuel. Il y aura donc une analyse des éléments à intégrer et à prioriser dans l’événement pour une meilleure interaction et interconnexion avec les participants dans les deux modes. Cette méthodologie permettra de fixer le budget et ainsi prioriser les éléments qui répondront le mieux à vos attentes et objectifs.
Nous sommes d’avis que l’événement hybride est la nouvelle définition d’un événement en 2021. La pandémie aura permis au domaine de l’événementiel d’intégrer des initiatives technologiques et d’en faire l’essai de nombreuses fois. Il apparaît plus qu’essentiel que ces plateformes soient adaptées pour le mode hybride en plus de permettre de choisir quel module de la plateforme sera pertinent pour l’événement que nous concevons. Les prix pour les diverses plateformes virtuelles sont très variés et un des critères importants pour le choix de la plateforme est la capacité d’interactivité entre les gens en mode virtuel et ceux en présentiel. D’autre part, il est important de connaître quels sont nos réels besoin et ainsi, éliminer le superflu qui n’apportera pas de plus-value ou d’avantage pour notre événement. Souvent, les coûts élevés des plateformes sont associés à des plateformes complexes et ayant peu de choix de fonctionnalités pour le promoteur.
Autre élément à considérer est la maximisation de l’utilisation d’une initiative qui pourra être utilisée pour plusieurs fonctionnalités de l’événement. Par exemple, vous avez besoin de faire la captation en direct de conférences et vous devez avoir des images pour réaliser des vidéos promotionnelles de l’événement. Alors, pourquoi ne pas mandater une firme qui fera à la fois la captation directe de vos conférences et la prise d’images en vue de montage vidéo pour la promotion de votre événement? Ceci vous permettra d’économiser temps et argent.
Finalement, vous pourriez aussi intégrer des initiatives d’interaction à la plateforme virtuelle où les gens sur place et ceux en virtuel pourront participer. Cela vous permettra d’optimiser la plateforme virtuelle et ainsi ne pas investir sur une autre plateforme pour la mise en place de concours, sondages, photobooth et autres.
Le défi pour les organisateurs et promoteurs sera dans les prochains mois de bien analyser tous les éléments de l’événement et en évaluer le prix pour optimiser au maximum le budget de l’événement. C’est pourquoi il est essentiel d’être bien accompagné pour la conception et la réalisation de votre événement hybride.
Kubidez est là pour vous accompagner dès l’étape de la conception de votre événement hybride afin que celui-ci soit innovant, original et ait un réel impact pour vos participants!
Laissez Kubidez vous aider à créer un événement mémorable!
