Nous avons réalisé avec succès un congrès et un salon d’exposition virtuel exploratoire basés sur les relations humaines, mardi le 2 juin dernier. Le sujet de cet événement était «Un virage positif vers l’innovation» et les participants ont assisté à un réseautage libre (Chat « face-to-face »), une visite de kiosques virtuels, du speednetworking, des conférences en direct avec des leaders et des formations virtuelles en direct.
Un événement virtuel comporte différentes étapes très importantes pour assurer la réussite de l’expérience client, allant de la conception de l’événement jusqu’à la réalisation de celui-ci.
Tout d’abord, nous avons organisé un atelier stratégique afin de bien comprendre notre public cible, notre mission et notre vision. Cela nous a permis de bien positionner l’événement. Nous avons développé un plan d’action comprenant des stratégies de contenu, des stratégies numériques ainsi que des stratégies expérientielles. L’élément important que nous avions en tête était l’interaction du participant, tant au niveau de la communication que par l’expérience vécue au moment de l’événement. Nous avons donc conceptualisé l’événement en nous assurant de respecter le plan d’action et les enjeux soulevés par l’étude que nous avions soigneusement réalisée. Nous avons usé de créativité pour offrir une agréable surprise aux participants.
Nous avons tout de même fait face à un défi de taille : la technologie. Un événement virtuel oblige les participants à utiliser leur matériel informatique, donc nous avions des contraintes au niveau du type de système d’exploitation, par exemple, ou même du type de navigateur web utilisé par les participants. Cela dit, nous devions donc offrir un service à la clientèle chevronné et adapté autant pour les utilisateurs dont les connaissances informatiques sont limitées que pour les utilisateurs plus expérimentés. Nous avons accompagné chaque participant dans la marche à suivre pour s’inscrire jusqu’à sa participation afin d’assurer celle-ci aux activités prévues à l’horaire pendant l’événement.
Somme toutes, l’expérience vécue lors de cet événement nous a démontré qu’être accompagné par une équipe expérimentée assure la pérennité de l’événement virtuel. S’il y avait une chose à retenir dans toute cette expérience, c’est qu’il est primordial d’adapter ses communications, de sorte que l’information transmise par rapport à l’aspect technique sur le comment accéder à l’événement et que pour participer aux activités prévues, tout doit être pensé et optimisé par des solutions simples et efficaces.
Voici en quelques images des moments forts de l’événement virtuel du 2 juin dernier:
Conférence de Stéphane Drouin – Directeur général chez Conseil québécois du commerce de détail (CQDC)
Les formations virtuelles
Les kiosques virtuels
Conférence de Danièle Henkel – Présidente des Entreprises Danièle Henkel Inc.
Si vous avez en tête l’organisation d’un événement virtuel, mais que vous ne savez pas par où commencer, communiquez avec nous, c’est avec plaisir que nous planifierions cette rencontre inoubliable avec vous!
Agence Kubidez
Votre partenaire vers l’innovation!
