Vous êtes promoteur d’une salle événementielle, d’un bâtiment de coworking, d’un centre sportif récréatif ou propriétaire d’un hôtel avec des salles? Organiser un événement nécessite un investissement important en termes de temps et d’efforts. Nous prenons en charge l’intégralité du projet, depuis sa planification initiale jusqu’à sa réalisation finale.
Vous vous sentez dépassé par la charge de travail que représente la gestion d’une salle événementielle?
Vous éprouvez de la difficulté à trouver et former du personnel pour garantir un service hors pair?
Vous manquez d’expertise pour répondre à la clientèle?
LES SALLES QUE NOUS GÉRONS
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Vous êtes souvent en mode urgence et réaction? Vous êtes fâché de manquer de temps pour bien organiser les événements? Vous avez peine à offrir un service à la hauteur?
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Vous devez constamment gérer les frustrations et les insatisfactions des clients? Vous êtes fâché de ne pas être en mesure de les satisfaire?
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Votre personnel n’est pas compétent? Vous manquez de personnel et de ressources pour organiser des événements hors pairs?
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Vous désirez avoir une équipe à l’externe qui fait la coordination de tous les événements, afin que vous puissiez être 100 % dédié à la vente?
Vous aimeriez avoir une équipe à l’externe qui fait la coordination de tous les événements, afin d’avoir une expertise en événement, traiteur, service et plonge, règlementation de la MAPAQ et technique audiovisuel?
Vous aimeriez être en mesure d’accepter toutes les réservations de la salle du lundi au dimanche, sans soucis de personnel et de gestion et que les clients se sentent encadrés et épaulés, pour la coordination de leur événement?
Vous désirez générer de l’argent sans vous occuper des opérations en ayant une équipe fiable, expérimentée, structurée, formée et donnant un service hors pair?
QU’EST-CE QUE NOUS OFFRONS COMME SERVICES POUR LA GESTION DE SALLE ÉVÉNEMENTIELLE?
Nous offrons une équipe qui travaille à tout mettre en œuvre pour que chaque événement soit une réussite inoubliable. Notre accompagnement personnalisé permet au client de profiter pleinement de chaque instant, sans se soucier des détails logistiques.
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Gestion administrative de la salle événementielle
La gestion administrative comprend la gestion des visites de salles, gestion du personnel de montage et démontage, gestion des fournisseurs, gestion des communications avec les clients et gestion des paiements des clients.
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Coordination des événements
Le jour J, notre coordonnateur prendra en charge la coordination complète de l’événement. Il veillera à ce que tout se déroule harmonieusement et sera présent pour répondre aux besoins du client et à ceux de ses convives.
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Prise en charge des clients
Dès la première rencontre avec le client, nous sommes à l’écoute pour comprendre leurs attentes et leurs désirs. Nous fournissons des outils de planification complets, afin de les guider étape par étape dans l’organisation de leur événement.
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Gestion de la logistique
Nous travaillerons de concert pour établir un planning détaillé de la journée ou de la soirée. Chaque moment clé sera pensé avec soin pour créer une ambiance harmonieuse et chaleureuse. Pour peaufiner les derniers détails, nous organiserons une réunion de finalisation environ deux semaines avant l’événement. Nous reviendrons sur l’échéancier et finaliserons le plan de la salle, pour que tout soit prêt le jour J.
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Montage et démontage de salle
Notre équipe dévouée planifiera le montage de la salle en suivant le plan de la salle préalablement décidé avec le client. Nous nous assurerons également de la propreté des lieux pour offrir un cadre accueillant aux invités. À la fin de l’événement, notre équipe s’assure du démontage de la salle et de la propreté des lieux.
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Expertise en événement
Notre équipe est composée d’expertises variées, permettant de répondre aux besoins des clients et de contribuer au succès de tout type d’événement : gestion logistique, maître d’hôtel, traiteur, service et plonge, règlementation de la MAPAQ, technique audiovisuel.
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Gestion des inventaires
Nous nous occupons de passer les commandes pour les boissons (vins, bières, alcool, jus, boissons gazeuses, etc.) en fonction du nombre d’invités. Nous effectuerons également un inventaire au début et à la fin de l’événement pour une gestion transparente.
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Banque importante de fournisseurs
Nous avons tissé des partenariats solides avec des fournisseurs de confiance. Nous fournirons une liste complète des prestataires disponibles, tels que fleuristes, musiciens, photographes, et bien d’autres encore.
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Coordination des fournisseurs
Nous nous occupons de coordonner l’ensemble des fournisseurs impliqués dans l’événement. De la planification de leur arrivée, en passant par la gestion de l’espace nécessaire dans la salle, jusqu’aux tâches complémentaires, nous veillons à ce que tout soit parfaitement orchestré.
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FAQ
1.
La gestion de salle événementielle représente un coût élevé pour ma salle, comment fonctionne le paiement?
Nos services sont payables seulement lorsqu’il y a des événements.
2.
Est-ce que votre personnel est qualifié?
Notre équipe événementielle est choisie minutieusement et une formation est requise dès l’embauche de notre personnel.
3.
Qu’est-ce qui me garantit que votre équipe est efficace?
Notre équipe événementielle est composée de gens qualifiés qui sont dédiés à la coordination d’événement. Elle cumule plus de 100 événements à son actif.
4.
Est-ce que je vais perdre la confidentialité de mes informations?
Toutes les informations sont confidentielles et ne sont pas divulguées. Les informations sont dans un dossier protégé.
5.
Est-ce que les clients deviendront les clients de Kubidez?
Nous établissons une entente de confidentialité et entente de partenariat qui indique qu’aucun client n’appartient à Kubidez.